FAQs zur Durchführung von Erasmus+ Mobilitätsprojekten im Hochschulbereich im Kontext von COVID-19 (KA103 & KA107)
Allgemeine Fragen
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Können derzeit Erasmus+ Aufenthalte angetreten werden?
Ja, Erasmus+ Aufenthalte können angetreten und gefördert werden, sofern der/die Teilnehmer/in, die Entsendehochschule und die Gasteinrichtung damit einverstanden sind. Bitte beachten Sie die aktuellen Informationen zu Reisewarnungen, Reisebeschränkungen usw. auf der Seite des österreichischen Außenministeriums: www.bmeia.gv.at
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Für wen gelten die im Folgenden genannten Regelungen?
Die im Folgenden dargelegten Regelungen betreffen Mobilitäten (sowohl Studierende als auch Hochschulpersonal) in den Programmaktionen Erasmus+ KA103 und KA107 (da auch Incomings), die unter den Auswirkungen der COVID-19-Pandemie im Rahmen aller laufenden Projekte ab 1.7.2020 abgewickelt werden.
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Für welchen Zeitraum gelten diese Regelungen?
Die Regelungen gelten in Zeiten der COVID-19-Pandemie ab 1.7.2020 bis auf Widerruf.
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Für Projekte welcher Calls gelten diese Regelungen?
Die Regelungen gelten für alle laufenden Projekte sämtlicher Calls.
Zugelassene und förderfähige Mobilitätsarten
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Sind virtuelle und kombinierte Mobilitätsaktivitäten (Blended Mobility) zulässig?
Erasmus+ Mobilitäten sind auch weiterhin als physische Aufenthalte zu planen. Mobilitäten, die als physischer Aufenthalt geplant waren, aber unter den Auswirkungen der aktuellen Pandemie virtuell begonnen oder beendet werden müssen (Blended Mobility) oder die kurzfristig nur virtuell stattfinden können, sind zulässig.
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Haben Teilnehmer/innen, die eine ausschließlich virtuelle Mobilitätsaktivität durchführen, Anspruch auf einen finanziellen Zuschuss?
Nein. Gefördert werden kann – in Form von Zuschüssen zu Reise- und Aufenthaltskosten – ausschließlich der physische Aufenthalt im Gastland bzw. am Ort der Gastinstitution. Wird der virtuelle Teil der Mobilität im Gastland bzw. am Ort der Gastinstitution absolviert, so zählt dies als physischer Aufenthalt vor Ort und kann somit gefördert werden. Ebenso kann bei Studierendenmobilität eine allfällig am Ort der Gastinstitution zu absolvierende Quarantäne zum Förderzeitraum gezählt werden.
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Können für virtuelle oder kombinierte Mobilitätsaktivitäten (Blended Mobility) OS-Mittel verrechnet werden?
Ja, diese Mobilitäten können bei der Abrechnung der OS-Mittel geltend gemacht werden. Gedeckelt ist der abrechenbare Betrag an OS-Mitteln mit der vertraglich vereinbarten Summe.
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Müssen virtuelle Teile der Aufenthalte bestätigt werden?
E-Learning bzw. Telearbeit müssen von der Gastinstitution am Transcript of Records oder auf der Aufenthaltsbestätigung angeführt werden. Im Falle von E-Learning bzw. Telearbeit im Gastland kann die Gastinstitution am Transcript of Records oder auf der Aufenthaltsbestätigung auch den Aufenthaltsort anführen. Sollte dies nicht möglich sein, müssen von den Teilnehmer/innen andere geeignete Nachweise (Reisebelege, Miet- oder Meldebestätigungen etc.) vorgelegt werden.
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Ist der Anteil der virtuellen Mobilität für die akademische Anerkennung zu berücksichtigen?
Ja, physischer wie virtueller Anteil der Mobilität sind entsprechend der Inhalte des Learning/Mobility Agreements gleichermaßen für die akademische Anerkennung des Aufenthalts heranzuziehen.
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Können Kosten für einen COVID-19-Test aus Erasmus+ Projektgeldern beglichen werden?
Ja. Bei einer Abrechnung der Mobilität gegenüber der mobilen Person nach unit costs kann aus dem Erasmus+ Zuschuss von der mobilen Person auch ein entsprechender Test finanziert werden. Bei einer Abrechnung gegenüber der mobilen Person nach Echtkosten können die Kosten für den Test in die Dienstreiseabrechnung aufgenommen oder alternativ aus einem vorhandenen Echtkostenüberschuss beglichen werden. Auch eine Verwendung von OS-Mitteln ist – analog zur Finanzierung von Versicherungs- oder Visumskosten – zulässig. Wichtig ist, dass innerhalb des Projekts das Gleichbehandlungsprinzip zwischen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern gewahrt wird.
Außergewöhnliche Kosten (Exceptional Costs) und Förderung für Personen mit Behinderung oder chronischer Krankheit
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Was sind außergewöhnliche Kosten (Exceptional Costs)?
"Außergewöhnliche Kosten" ist eine Kostenkategorie bei Erasmus+ Projekten zur Abdeckung von bestimmten Kosten innerhalb eines Projekts, die nicht durch andere Kostenkategorien abgedeckt werden können. Diese Kostenkategorie spielt im Bereich Erasmus+ KA1 Hochschulbildung für die Abwicklung und Finanzierung der Projektinhalte normalerweise nur eine untergeordnete Rolle. In der momentanen Situation können jedoch Fördermittel aus anderen Budgetkategorien umgeschichtet werden, um Ausgaben Ihres Projekts über die Kategorie außergewöhnliche Kosten zu finanzieren.
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Welche Ausgaben und Leistungen können über die außergewöhnlichen Kosten finanziert werden?
Hochschulen können eine Rückerstattung von bis zu 75 Prozent der Kosten, die im Zusammenhang mit dem Kauf und/oder der Anmietung von notwendiger Ausrüstung und/oder Dienstleistungen für die Durchführung von virtuellen und kombinierten Mobilitätsaktivitäten (Blended Mobility) entstanden sind, für die Abrechnung von außergewöhnlichen Kosten geltend machen. Die gewährte Unterstützung soll in erster Linie die Miete bzw. Anschaffung zur Anpassung der Ausrüstung und/oder Dienstleistungen vorübergehender Art umfassen (d. h. für die Dauer des Projekts) und nicht die normale Büroausstattung oder Geräte, die normalerweise von den teilnehmenden Organisationen außerhalb des Projektumfangs verwendet werden. Nicht möglich ist eine Verwendung zur Finanzierung von Einzelpersonen, die aufgrund von COVID-19 keine physische Mobilität durchführen konnten (z. B. ein "Honorar" für via Fernlehre durchgeführte Lehrtätigkeit von Hochschulpersonal).
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In welchem Umfang können Fördermittel zu den außergewöhnlichen Kosten transferiert werden?
Sie können für Ihr Projekt bis zu 10 Prozent der bewilligten Mittel aus jeder Budgetkategorie in die Kategorie außergewöhnliche Kosten übertragen – auch wenn Ihnen ursprünglich keine Mittel für diese Budgetkategorie bewilligt wurden.
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Wie funktioniert die Abrechnung der außergewöhnlichen Kosten?
In MT+ geben Sie unter dem Reiter "Budget" im Feld für "Exceptional Costs" maximal 75 Prozent der Echtkosten der getätigten finanziellen Aufwendungen an. Für den Fall eines Audits muss eine vollständige Dokumentation der Ausgaben vorliegen. Diese muss eine Erläuterung der Notwendigkeit der Kostenerstattung und Nachweise der Zahlung der entstandenen Kosten auf Grundlage von Rechnungen, die den Namen und die Adresse der rechnungsausstellenden Stelle, den Betrag und die Währung sowie das Rechnungsdatum enthalten, beinhalten.
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Soll von der im Addendum zur Finanzhilfevereinbarung angeführten Möglichkeit der Umschichtung von Mitteln zur Förderung von Personen mit Behinderung oder chronischer Krankheit Gebrauch gemacht werden?
Die nationale Agentur hat wie in den vergangenen Jahren ein Budget für die Förderung von Personen mit Behinderung oder chronischer Krankheit reserviert. Dieses Budget kann auch für die Anschaffung von Equipment und Dienstleistungen, die von Personen mit Behinderung für die Teilnahme an virtuellen Kursen benötigt werden, verwendet werden. Die Hochschulen können wie gewohnt einen Antrag bei der nationalen Agentur für einen Sonderzuschuss für Personen mit Behinderung oder chronischer Krankheit einreichen. Eine Umschichtung von Mitteln wie im Addendum beschrieben ist daher im Moment nicht notwendig. Sollten die durch die nationale Agentur reservierten Mittel nicht ausreichen, kann von der Umschichtungsmöglichkeit Gebrauch gemacht werden.
Abbrüche von Aufenthalten und höhere Gewalt
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Teilnehmer/innen meines Projekts mussten ihren geplanten Aufenthalt vorzeitig abbrechen und haben nun erhöhte Kosten. Können ihnen diese ersetzt werden?
Ja. Für den Fall, dass aufgrund einer Verschlimmerung der COVID-19-Situation im Gastland eine frühzeitige Rückreise oder ein Storno des geplanten Aufenthalts notwendig werden und hierfür Kosten anfallen, die nicht rückerstattet werden, kann weiterhin – wie auch bereits im Zeitraum Februar bis Juni 2020 – das Prinzip der höheren Gewalt angewendet werden. Diese Fälle sind nach den bisher geltenden Prinzipien an die nationale Agentur zu melden, die in weiterer Folge über die abrechenbaren Kosten entscheidet.
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Wann wird ein Abbruch aufgrund von COVID-19 von der nationalen Agentur als Fall höherer Gewalt eingestuft?
Aufenthalte, die aufgrund von COVID-19 abgebrochen werden müssen, können, laut den Vorgaben der Europäischen Kommission, als Fälle höherer Gewalt eingestuft werden.
Sofern durch den Abbruch besondere Kosten entstanden sind, können diese unter bestimmten Umständen abgerechnet werden. Die nationale Agentur orientiert sich hier an den Reisewarnungen des österreichischen Außenministeriums. Sonderkosten aufgrund der COVID-19-Pandemie können daher erstattet werden, wenn sich die Sicherheitsstufe für das Gastland oder die Region kurz vor oder während des Aufenthalts von vier oder niedriger auf fünf oder sechs erhöht (= Reisewarnung für die Region oder das Gastland). Außerdem ist die Abrechnung von Sonderkosten möglich, wenn der/die Teilnehmer/in am Mobilitätsprogramm von Maßnahmen betroffen ist, die den Antritt oder eine Fortführung des Aufenthalts unmöglich machen (z. B. Betriebsschließungen).
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Informationen zur Abrechnung von Erasmus+ Studienaufenthalten und Praktika innerhalb der Programmländer, die Sie hier finden.
Dokumentation der Mobilitäten in MT+
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Wie sind virtuelle und kombinierte Mobilitätsaktivitäten (Blended Mobility) in MT+ zu vermerken?
In MT+ werden in Bezug auf den Mobilitätstyp nunmehr drei Varianten unterschieden. "Physical Mobility" bezeichnet eine physische Mobilität im Gastland. Mit "Virtual Mobility" ist eine aufgrund von COVID-19 vom Heimatland aus durchgeführte virtuelle Aktivität gemeint. "Blended Mobility" bezeichnet eine Kombination aus den ersten beiden Varianten, wobei sich hier die Zeiträume von physischer und virtueller Mobilität nicht überschneiden dürfen. Mobilitäten des Typs "Virtual" oder "Blended" können nur bei Vorliegen von "Force Majeure", die den Antritt bzw. die Fortsetzung einer physischen Mobilität verhindert, ausgewählt werden. Beim Erfassen eines Datensatzes ist der jeweilige Mobilitätstyp anzugeben.
Die außergewöhnlichen Kosten (Exceptional Costs) sind für KA103 im Reiter "Budget" analog zu den OS-Mitteln als Einzelbetrag für das gesamte Projekt einzutragen. Im Bereich KA107 müssen die außergewöhnlichen Kosten hingegen den Mobilitäten zugeordnet werden, für die sie verwendet wurden und sind daher direkt im jeweiligen Mobilitätsdatensatz (nur möglich bei Auswahl des Mobilitätstyps "Virtual" oder "Blended") zu vermerken. Für nähere Informationen sowie technische Details beachten Sie bitte die Hinweise im MT+ Data Dictionary, verfügbar auf der Startseite von Mobility Tool+.