Erasmus+ Aufenthalte: Abbrüche, Unterbrechungen und Nicht-Antritte aufgrund von COVID-19

Abrechnungsmöglichkeiten für Ihren Aufenthalt

Die Corona-Pandemie bringt viele Unsicherheiten mit sich. Die Lage verändert sich laufend und so kann es dazu kommen, dass Sie Ihren Erasmus+ Aufenthalt nicht antreten, unterbrechen oder abbrechen müssen. Wir möchten Sie hier über die Abrechnungsmöglichkeiten Ihres Erasmus+ Studien- oder Praktikumsaufenthaltes informieren, wenn Sie diesen, aufgrund von Maßnahmen zur Bekämpfung der Corona-Pandemie nicht wie vorgesehen durchführen können.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Aufenthalt in den meisten Fällen taggenau auf Grundlage der Aufenthaltsbestätigung abgerechnet werden wird. Gefördert werden kann nur der physische Aufenthalt am Ort der Gastinstitution. Die Erstattung von Sonderkosten ist nur unter bestimmten Bedingungen wie die Schließung der Gastinstitution ohne virtuelle Angebote, Unmöglichkeit der Einreise oder die Ausrufung einer Reisewarnung während des Aufenthalts möglich. Wir raten Ihnen, vor einer Abreise immer die Heimathochschule zu kontaktieren.

Bitte lesen Sie sich die folgenden Informationen gründlich und vollständig durch. Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben kontaktieren Sie bitte das zuständige Erasmus-Referat.

Sie konnten Ihren Aufenthalt nicht antreten

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  • Wenn Sie Ihren Erasmus+ Aufenthalt aufgrund von Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie nicht antreten konnten und Ihnen dadurch keine außergewöhnlichen Kosten entstanden sind, wenden Sie sich bitte an das Internationale Büro Ihrer Hochschule. Dieses wird Ihren Nicht-Antritt dem zuständigen Erasmus-Referat bekannt geben.

    Der Erasmus+ Zuschuss steht Ihnen nur zu, wenn Sie einen physischen Aufenthalt am Ort der Gastinstitution absolvieren. Wenn Ihnen die erste Rate Ihres Erasmus-Zuschusses bereits ausgezahlt wurde, wird diese vom Erasmus-Referat zurückgefordert werden.

  • Der reguläre Erasmus+ Zuschuss steht Ihnen nur für einen physischen Aufenthalt am Ort der Gastinstitution zu.

    Sollten Ihnen durch den Nicht-Antritt des Erasmus+ Aufenthalts außergewöhnliche Kosten entstanden sein, können Ihnen Kosten ersetzt werden, wenn Sie nachweisen können, dass Sie den Aufenthalt aufgrund der Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie nicht antreten konnten. Diese Sonderunterstützung kann gewährt werden, wenn kurz vor dem geplanten Antritt eine Reisewarnung durch das BMEIA ausgesprochen wurde, Ihre Gastinstitution geschlossen wurde, die Einreise nicht möglich ist oder andere Gründe zutreffen, die dazu geführt haben, dass Sie den Aufenthalt nicht antreten können. Der Umstieg auf virtuelle Lehre oder ein Lockdown werden nicht als ausreichende Gründe für eine Sonderunterstützung angesehen.

    Um einen Antrag auf Sonderunterstützung zu stellen reichen Sie bitte folgende Unterlagen direkt bei uns (nationale Agentur, erasmus-corona@oead.at )ein:

    • Antragsformular Sonderunterstützung Covid-19
    • Bestätigung/Nachweis über die Notwendigkeit des Abbruchs (Bestätigung Reisewarnung, Nachweis über die Absage durch die Gastinstitution etc.)
    • Belege über die entstandenen Kosten
  • Der Erasmus+ Zuschuss steht Ihnen nur zu, wenn Sie einen physischen Aufenthalt am Ort der Gastinstitution absolvieren. Wenn Ihnen die erste Rate Ihres Erasmus-Zuschusses bereits ausgezahlt wurde, wird diese vom Erasmus-Referat zurückgefordert werden.

    Wenn Sie Ihren Erasmus+ Aufenthalt aufgrund der Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie virtuell vom Heimatland aus absolvieren und Ihnen durch den geplanten Aufenthalt keine Kosten entstanden sind, wenden Sie sich bitte an das Internationale Büro Ihrer Hochschule. Dieses wird dem zuständigen Erasmus-Referat bekannt geben, dass Sie den Aufenthalt virtuell absolvieren. Die Bestätigung über den virtuellen Aufenthalt ist von Ihnen nach Beendigung im International Office Ihrer Heimathochschule einzureichen und der Teilnahmebericht/EU-Survey ist auszufüllen.

    Sollten Ihnen durch den Nicht-Antritt des Erasmus+ Aufenthalts außergewöhnliche Kosten entstanden sein, können Ihnen Kosten ersetzt werden, wenn Sie nachweisen können, dass Sie den Aufenthalt aufgrund der Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie nicht physisch antreten konnten. Diese Sonderunterstützung kann gewährt werden, wenn kurz vor dem geplanten Antritt eine Reisewarnung durch das BMEIA ausgesprochen wurde, Ihre Gastinstitution geschlossen wurde, die Einreise nicht möglich ist oder andere Gründe zutreffen, die dazu geführt haben, dass Sie den Aufenthalt nicht physisch antreten können. Der Umstieg auf virtuelle Lehre oder ein Lockdown werden nicht als ausreichende Gründe für eine Sonderunterstützung angesehen.

    Um einen Antrag auf Sonderunterstützung zu stellen reichen Sie bitte folgende Unterlagen direkt bei uns (nationale Agentur, erasmus-corona@oead.at ) ein:

    • Antragsformular Sonderunterstützung Covid-19
    • Bestätigung/Nachweis über die Notwendigkeit des Nicht-Antritts (Bestätigung Reisewarnung, Nachweis über die Absage durch die Gastinstitution etc.)
    • Belege über die entstandenen Kosten

    Reichen Sie nach Beendigung des Aufenthalts die Bestätigung über den virtuellen Aufenthalt im Erasmus-Referat ein und füllen Sie den Teilnahmebericht/EU Survey aus.

Sie mussten Ihren Aufenthalt abbrechen

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  • Die Mindestdauer für Studienaufenthalte beträgt drei Monate; die Mindestdauer für Praktika zwei Monate.

    Sollten Sie den Aufenthalt aufgrund von Maßnahmen zur Eindämmung des Corona-Virus vor Erreichung der Mindestdauer abbrechen wird Ihr Aufenthalt im Regelfall laut Aufenthaltsbestätigung abgerechnet werden. Sie erhalten die Förderung für den bestätigten physischen Aufenthalt am Ort der Gastinstitution.

    Bitte reichen Sie dazu folgende Unterlagen ein:

    • Antragsformular Sonderunterstützung Covid-19 ohne Angabe von Kosten
    • Bestätigung darüber, dass sie den Aufenthalt aufgrund von Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie abgebrochen haben (z.B.  E-Mails oder Screenshots der Website der Gasthochschule/von Behörden über den Umstieg auf virtuelle Lehre, Schließung der Gastinstitution, einen Lockdown, Bestätigung Reisewarnung)
    • Aufenthaltsbestätigung (im Erasmus-Referat)
    • Teilnahmebericht/EU-Survey (online auszufüllen)

    Sollten Ihnen durch den Abbruch außergewöhnliche Kosten entstanden sein können Ihnen Kosten ersetzt werden, wenn Sie nachweisen können, dass Sie den Aufenthalt aufgrund der Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie abbrechen mussten.

    Die Sonderunterstützung kann gewährt werden, wenn während Ihres Aufenthalts eine Reisewarnung durch das BMEIA ausgesprochen wurde, Ihre Gastinstitution geschlossen wurde und sie daher den Aufenthalt nicht fortführen können oder andere Gründe zutreffen, die dazu geführt haben, dass Sie den Aufenthalt abbrechen müssen. Der Umstieg auf virtuelle Lehre oder ein Lockdown werden nicht als ausreichende Gründe für eine Sonderunterstützung angesehen.

    Wenn Sie einen Antrag auf Sonderunterstützung mit Kosten stellen möchten reichen Sie bitte folgende Unterlagen ein:

    • Antragsformular Sonderunterstützung Covid-19 mit Angabe der entstandenen Kosten
    • Bestätigung/Nachweis über die Notwendigkeit des Abbruchs (Bestätigung Reisewarnung, Nachweis über die Absage durch die Gastinstitution etc.)
    • Belege über die entstandenen Kosten (falls zutreffend)
    • Aufenthaltsbestätigung (im Erasmus-Referat)
    • Teilnahmebericht/EU-Survey (online auszufüllen)
  • Die Mindestdauer für Studienaufenthalte beträgt drei Monate; die Mindestdauer für Praktika zwei Monate.

    Sollten Sie den Aufenthalt aufgrund von Maßnahmen zur Eindämmung des Corona-Virus nach Erreichung der Mindestdauer abbrechen müssen, wird Ihr Aufenthalt regulär abgerechnet. Bitte reichen Sie die Aufenthaltsbestätigung im Erasmus-Referat ein und füllen Sie den Teilnahmebericht/EU Survey aus. Sie erhalten dann den Zuschuss für den tatsächlich absolvierten Aufenthaltszeitraum.

    Sollten Ihnen durch den Abbruch außergewöhnliche Kosten entstanden sein können Ihnen Kosten ersetzt werden, wenn Sie nachweisen können, dass Sie den Aufenthalt aufgrund der Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie abbrechen mussten. Die Sonderunterstützung kann gewährt werden, wenn während Ihres Aufenthalts eine Reisewarnung durch das BMEIA ausgesprochen wurde, Ihre Gastinstitution geschlossen wurde und sie daher den Aufenthalt nicht fortführen können oder andere Gründe zutreffen, die dazu geführt haben, dass Sie den Aufentahlt abbrechen müssen. Der Umstieg auf virtuelle Lehre oder ein Lockdown werden nicht als ausreichende Gründe für eine Sonderunterstützung angesehen.

    Wenn Sie einen Antrag auf Sonderunterstützung stellen möchten reichen Sie bitte folgende Unterlagen ein:

    • Antragsformular Sonderunterstützung Covid-19 mit Angabe der entstandenen Kosten
    • Bestätigung/Nachweis über die Notwendigkeit des Abbruchs (Bestätigung Reisewarnung, Nachweis über die Absage durch die Gastinstitution etc.)
    • Belege über die entstandenen Kosten
    • Aufenthaltsbestätigung (im Erasmus-Referat)
    • Teilnahmebericht/EU-Survey (online auszufüllen)

Sie müssen Ihren Aufenthalt unterbrechen

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  • Als Unterbrechung im Sinne der Covid-19-Regelungen gilt ein Aufenthalt außerhalb des Gastlandes. Das trifft beispielsweise zu, wenn Sie aufgrund der Schließung der Gastinstitution Ihren Aufenthalt unterbrechen müssen und in Ihr Heimatland zurückreisen, aber planen, den Aufenthalt später fortzuführen.

    Bitte informieren Sie das Erasmus-Referat über den Beginn und das Ende der Unterbrechung. Beachten Sie bei der Fortführung des Aufenthalts, dass Ihnen die Förderung nur bis zum Ende des ursprünglichen Nominierungszeitraums zusteht. Wenn sich Ihr Aufenthalt durch die Unterbrechung verlängert, müssen Sie bei Ihrer Heimathochschule spätestens ein Monat vor Ende des ursprünglichen Aufenthalts eine Verlängerung beantragen.

    Nach Beendigung des Aufenthalts sind folgende Unterlagen einzureichen:

    • Aufenthaltsbestätigung (im Erasmus-Referat)
    • Teilnahmebericht/EU Survey (online)
  • Als Unterbrechung im Sinne der Covid-19-Regelungen gilt ein Aufenthalt außerhalb des Gastlandes. Das trifft beispielsweise zu, wenn Sie aufgrund der Schließung der Gastinstitution Ihren Aufenthalt unterbrechen müssen und in Ihr Heimatland zurückreisen, aber planen, den Aufenthalt später fortzuführen.

    Bitte informieren Sie das Erasmus-Referat über den Beginn und das Ende der Unterbrechung. Beachten Sie bei der Fortführung des Aufenthalts, dass Ihnen die Förderung nur bis zum Ende des ursprünglichen Nominierungszeitraums zusteht. Wenn sich Ihr Aufenthalt durch die Unterbrechung verlängert, müssen Sie bei Ihrer Heimathochschule spätestens ein Monat vor Ende des ursprünglichen Aufenthalts eine Verlängerung beantragen.

    Wenn Ihnen durch die Unterbrechung außergewöhnliche Kosten entstanden sind, haben Sie außerdem die Möglichkeit einen Antrag auf Sonderunterstützung zu stellen. Eine Sonderunterstützung kann gewährt werden, wenn Sie nachweisen können, dass Sie den Aufenthalt unterbrechen mussten. Bitte reichen Sie in diesem Fall folgende Unterlagen ein:

    • Antragsformular Sonderunterstützung Covid-19
    • Bestätigung/Nachweis über die Notwendigkeit der Unterbrechung (Bestätigung Reisewarnung, Nachweis über die Absage durch die Gastinstitution etc.)
    • Belege über die entstandenen Kosten
      Nach Beendigung des Aufenthalts ist die Aufenthaltsbestätigung im Erasmus-Referat einzureichen und der Teilnahmebericht/EU Survey auszufüllen.

Sie müssen Ihren Erasmus+ Aufenthalt verschieben

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  • Bitte geben Sie die Verschiebung dem International Office Ihrer Heimathochschule bekannt. Die Heimathochschule verständigt das Erasmus-Referat und Sie werden über das weitere Vorgehen direkt informiert.

  • Bitte geben Sie die Verschiebung dem International Office Ihrer Heimathochschule bekannt. Die Heimathochschule informiert das Erasmus-Referat.

    Außerdem haben Sie die Möglichkeit eine Sonderunterstützung für außergewöhnliche Kosten, die Ihnen durch die Verschiebung entstanden sind, zu beantragen, wenn Sie nachweisen können, dass Sie den Aufenthalt aufgrund der Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie verschieben mussten.

    Bitte reichen Sie dazu folgende Unterlagen ein:

    • Antragsformular Sonderunterstützung Covid-19
    • Bestätigung/Nachweis über die Notwendigkeit der Verschiebung (Bestätigung Reisewarnung, Nachweis über die Verschiebung durch die Gastinstitution etc.)
    • Belege über die entstandenen Kosten

    Nach Beendigung des Aufenthalts ist die Aufenthaltsbestätigung im Erasmus-Referat einzureichen und der Teilnahmebericht/EU Survey auszufüllen.

Für die Einreichung Ihres Antrags gilt:

    • Das Antragsformular finden Sie auf dieser Seite in der rechten Spalte. Bitte füllen Sie es vollständig aus.
    • Das vollständig ausgefüllte Formular muss eingescannt direkt an die nationale Agentur Erasmus+ Bildung () gesendet werden. Bitte setzen Sie dabei das Internationale Büro Ihrer Heimathochschule in Kopie.
    • Bitte reichen Sie die Belege über die entstandenen Kosten und alle notwendigen Nachweise (Bestätigung Reisewarnung, Nachweis über erfolgte Absage/Verschiebung etc.) gemeinsam mit dem Formular ein (eingescannt per E-Mail).
    • Die Aufenthaltsbestätigung über Ihre tatsächlich (physisch und/oder virtuell) absolvierte Aufenthaltsdauer ist nach Beendigung des Aufenthalts im Original im Erasmus-Referat einzureichen.

Was ist bei der Einreichung der Kosten zu beachten?

  • Die Übernahme von Kosten ist nur möglich, wenn Ihnen außergewöhnlich hohe Kosten entstanden sind, die den Kategorien „Anreise“ (bei Nichtantreten/Unterbrechungen), „Abreise“, „Unterkunft“ und "Gepäckrückholung" zuzuordnen sind. Kosten, die nicht den erwähnten Kategorien zuzuordnen sind, können nicht abgegolten werden.
  • Folgende Kosten können nicht akzeptiert werden: Taxikosten, Mietwagenkosten, Kaution, WLAN, Flug - Business Class, Zug - 1. Klasse
  • Kosten, welche von anderen Stellen (Reiseversicherungen, Kreditkarten, kostenfreie Stornierungen, Kulanz der Airlines / Unterkünfte, etc.) übernommen werden, können ebenfalls nicht abgegolten werden.
  • Belege, Rechnungen sowie Stornorechnungen oder anderwärtige Nachweise zur Stornierung und zur Reduzierung der Reise- und Unterkunftskosten müssen eingescannt per E-Mail mit dem Antrag mitgeschickt werden. Sie sind dazu verpflichtet alle Belege 10 Jahre lang aufzubewahren. Die OeAD-GmbH behält sich das Recht zur stichprobenartigen Kontrolle der entstandenen Kosten sowie aller zugehörigen Belege vor.